Rööprähklemise lõks

Kiire elutempo ja soov olla edukas sunnib justkui pidevalt tegema rohkem, saavutama rohkem, olema rohkem. Latt on seatud kõrgele ja to-do list venib iga päevaga pikemaks. Tihti petame end püüdes teha palju korraga ja hoida end pidevalt tegevuses, sest tundub, ja ka teistele meie ümber jääb mulje, et oleme väga produktiivsed. Jah, toimekad oleme nii küll, aga kas ka tulemuslikud?

Mis see rööprähklemine (multitasking) tegelikult on? See ei tähenda ju vaid kahe või enama ülesande samaaegselt tegemist – koosolekul osaledes samal ajal nutiseadmest kirjadele vastamist või autoga sõites telefonitsi vestlemist. Rööprähklemine on ka kiire tähelepanu pendeldamine järjepanu erinevate tegevuste vahel.

Pidev tähelepanu vaheldumine mitme erineva ülesande vahel raiskab energiat ja mitte ainult. Ühelt teemalt teisele hüppamine kurnab vaimu ja vähendab fokusseeritust – iga teemavahetusega kulutad vaimujõudu, et mõttelõng uuesti üles leida ja järjele saada. Kuna mõte pidevalt katkeb, väheneb võimalus kogeda vooseisundit – seda mõnusat kulgemist, kus aeg kaob ja on siiras sügav rahulolu käsilolevast. Ühtlasi pärsib see loovust. Kui energia väheneb ja ärevus suureneb tegeleme ellujäämisega, tule kustutamisega ja loomiseks, uute ideede genereerimiseks ei jätku lihtsalt jaksu.

Üks klient kirjeldas seda väga tabavalt „Ma enam ei jõua, mida aeg edasi, seda enam ma soovin rahulikult teemasse süveneda, ma ei jõua pidevalt ringi joosta ja ühelt teemalt teisele hüpelda. Mulle on oluline asju mõista, et ma saaksin rahulikult kujundada oma arvamuse. Tunnen, et sellise hüplemise juures olen nii pinnapealne ning ma ei ole ise endaga rahul.“ See peegeldab väga ilmekalt seda, mida paljud rähklejad tunnevad. Rahulolematust ja kasvavat ärevust. Siit oluline vihje juhtidele – kuidas Sina saad korraldada oma meeskonna tööd viisil, mis võimaldab spetsialistidel võimalikult väheste segajateta tõeliselt tähtsate teemadega tegeleda. Arendusülesannete lahendamise kõrvalt ei ole võimalik tegeleda igapäevase tulekustutamise ja asjaajamisega.

Me rähkleme tihti mitme ülesande või segaja vahel, mitte selle pärast, et me usuks, et see muudab meid kuidagi tulemuslikumaks või et see oleks eesmärk iseenesest. Ei, hoopiski mitte! Hüpleme teemalt teemale, kuna lubame segajatel end eksitada – me ei oska oma tähelepanu ja fookust piisavalt juhtida. Kui lihtne on tähelepanul hajuda, kui arvutiekraanil annab Outlook teavitust uuest saabunud e-mailist või telefoniekraanil plingib Messengeri märguanne? See väike sümbol käivitab terve ahela – kellelt see kiri on, mida ta kirjutab, kas sellega on kiire ja nii edasi. See on nii väike eksitaja, nii triviaalne, aga ometi nii mõjuv!

Tähelepanu meeskonnajuhid – jah, töötajad rähklevad (või oleks õigem öelda rapsivad?!) ka siis, kui töökoormus on oluliselt kasvanud või ülesannete jaotus ja vastutus meeskonnas hästi läbimõtlemata. Millal Sa ise viimati tundsid, et oled justkui žonglöör – tsirkuseartist, kes küll alustas oma etteastet kolme palliga, ent mõne aja pärast on lisandunud juba neljas, viies, siis ka kuues ja seitsmes pall. Seitsme palli õhus hoidmine nõuab juba palju suuremat vilumust, järjest paremat koordinatsiooni, teravdatud tähelepanu. Veel Sa jaksad, veel on kõik kontrolli all. Aga kust jookseb piir? Millal saabub see hetk, kus Sinu käed väsivad, tähelepanu hajub ning kõik pallid kukuvad põrgatades maha ja veerevad põrandale laiali. 

Meile ei valmista raskusi jalutada ja samal ajal kaaslasega vestelda, riputada pesu kuivama ja kuulata raadiost uudiseid ehk teha paralleelselt tegevusi, mis nõuavad erinevaid ressursse – füüsilist ja vaimset. Sealsamas mitut vaimset pingutust nõudvat ülesannet on üpris keeruline samaaegselt teha – me ei suuda pühendada mõlemale võrdselt tähelepanu ja emb-kumb ikka kannatab. Kulutame enam aega, et end ühelt teisele ümber lülitada ja sooritame seetõttu ülesannet kas aeglasemalt või pinnapealsemalt. Mida enam palle parajasti õhus on, seda enam energiat kulub.

Kuidas Sa saaksid iseend aidata? Siin on kolm väga lihtsat mõtet, millest kohe alustada:

  • Lülita välja ebavajalikud nutividinate ja meilirakenduste märguanded. See on nii lihtne nipp, ent töötab imehästi. Kui miski ei vilgu ja ei plingi silme ees on kordades lihtsam hoida tähelepanu kõige olulisema juures. Kui kellelgi on vaja Sind hädaolukorras kätte saada, siis ta helistab!
  • Sea prioriteedid. Ilma asju tähtsuse järjekorda seadmata on Sinu ponnistused žongleerimiseks juba eos luhtunud. Mis on kolm kõige tähtsamat teemat, mis nõuavad esmajärjekorras Sinu tähelepanu, kolm teemat, millele on kasulik esmajärjekorras hoogu anda?
  • Pane oma nädala eesmärgid ja tegevused kirja. Igapäevane eesmärgistamine aitab toetada fookuse hoidmist.

Mida Sa juhina oma inimeste heaks teha saad

  • Toeta ja juhenda eesmärkide ja prioriteetide seadmisel.
  • Tee kiire mõtteharjutus, kuidas on Sinu üksuse töö viimase poole aastaga muutunud, kas on väliseid või sisemisi mõjutajaid, mille tulemusena vajaks ka töökorraldus ja ülesannete jaotus ülevaatamist?
  • Märka oma inimesi, leia aega vestlemiseks ja nende ärakuulamiseks.

Igapäevased valikud jäävad – millise pakilise toimetusega alustada kõigepealt, kuidas oma aega ja energiat jagada nii, et kõik vajalik saab tehtud ja oled sealsamas ka iseend säästnud. Iga selline väike otsus kujundab Sinu argipäeva. Soovitan – tee üks kasulik otsus korraga!